Arvete haldus mängib organisatsiooni tegevuses olulist rolli. Paljudel juhtudel saab seda protsessi automatiseerida, tagades sel moel mitte ainult selle sujuva toimimise, vaid ka töötajate tööaja säästmise.
Pakutav arvelduslahendus võimaldab hallata ja arhiveerida arveid SharePoint Online’is, jälgides kõiki oma digitaalseid arveid ühes kohas ning planeerides oma ettevõtte kulusid reaalajas.
Automaatne arvete haldamise protsess hõlmab järgmisi samme:
- Saadud arve digiteerimine: pärast arve skaneerimist või mobiiltelefoniga pildistamist saadetakse see arve e-postiga selleks ettenähtud e-posti aadressile.
- Arve suunamine kooskõlastajale: arvete vastuvõtmiseks ettenähtud postkasti saabunud arved suunatakse kooskõlastajatele vastavalt etteantud põhimõtetele.
- Automaatne arve ja selle lisade koostamine arvete üldmeililt.
- Arvete üleslaadimine organisatsiooni teistesse süsteemidesse: laekunud arveid saab kiiresti teisendada .xls, .xml formaatidesse ja laadida üles finantsarvestusprogrammidesse või ärijuhtimise raamatupidamissüsteemi.
- Arvete kinnitamine: süsteem määrab ja saadab arved automaatselt asjaomastele isikutele, kes peavad selle kinnitama.
- Meeldetuletuste saatmine: kui arve kinnitamine hilineb, saadetakse meeldetuletus automaatselt vastutavale töötajale.
- Arvete summade määramine: kinnitatud arvete summad jaotatakse osakondadele või projektidele vastavalt organisatsioonis kokku lepitud põhimõtetele.
- Arve arhiveerimine: arve arhiveeritakse dokumentide arhiivis, kus on andmed selle kinnitanud töötajate kohta, tehingu number, jaotamine vastavatele kulukohtadele, grupeerides projektide, kuupäevade ja muude kriteeriumide kaupa. Lisaks vastavad säilitatavad arved Eesti raamatupidamisdokumentide arhiveerimisnõuetele.
