Organisatsiooni igapäevane toimimine ilma lepinguteta on mõeldamatu. Tegevuse laienedes laienevad ka selle juhtimisega seotud protsessid.
Neid protsesse aitab tõhusalt hallata digitaliseeritud lepingute haldamise lahendus, mis vähendab paberi- ja infohalduskulusid. Hinnanguliselt muutub ka töö efektiivsemaks – kiiremaks muutub ka lepingutega seotud teabe otsimine ning äriprotsessid.
Noviani lepingute haldamise lahendus põhineb Microsofti Sharepointi, Sharepoint Online’i, PowerAppsi ja Power Automate’i tehnoloogiatel ja seda saab kohandada vastavalt organisatsiooni spetsiifilistele vajadustele.
Lahenduse toimimine
Lepingute haldamise lahendust kasutades säilitatakse kõiki lepinguid tsentraliseeritult kliendi SharePoint Online’i keskkonnas, mis tagab selles oleva teabe kogumise, säilitamise, töötlemise, süstematiseerimise, säilitamise ja edastamise programmi kasutajatele.
Koostatud lepingud saab organisatsiooni sees esitada kooskõlastamiseks, üle vaatamiseks ja allkirjastamiseks.
Kooskõlastamine toimub õigete isikute valimisega süsteemis, kes saavad seejärel teate selle kohta, et on tekkinud vajadus tutvuda kooskõlastamist vajava lepinguga ja see kooskõlastada.
Loodud programm võimaldab vaadata lepingu kommentaare, neid korrigeerida, kooskõlastamise protsessis osalejad näevad aga kõiki programmis tehtud parandusi.
Kui leping on kooskõlastatud, saab selle allkirjastada ja esitada allkirjastamiseks teistele organisatsiooni sise- ja väliskasutajatele. Allkirjastamine on võimalik nii autentimata kui ka autenditud digiallkirjaga (loodud kasutades Dokobiti).
Süsteemis olevaid lepinguid saab täiendada näiteks lisade või teenuste, kaupade vastuvõtmise-üleandmise aktide lisamisega.
Lahenduse eelised
Võrreldes mittedigitaalse lepinguhaldusega, on see lepingute haldamise lahendus atraktiivne selle poolest, et kiirendab dokumentide kooskõlastamist, kinnitamist ja infovahetust, kuna kõike seda hõlbustavad elektroonilised ülesanded. Lisaks võib välja tuua ka järgmised eelised:
- alati on teada dokumendi olek (nt dokument on koostamisel, kooskõlastamisel, allkirjastatud ja edastatud, kõigi poolte poolt allkirjastatud, kehtetu jne) ja vastutav isik;
- dokumentide kaotamise võimalus on välistatud;
- kokkulepitud ja allkirjastatud dokumente säilitatakse ühtses dokumendihoidlas;
- dokumendid allkirjastatakse digiallkirjaga, süsteemikeskkonnast väljumata;
- dokument ja sellega seotud teave on kiiresti leitav;
- kaitse lepingute kustutamise või kaotamise eest;
- dokumendi manused on lingitud põhidokumendiga. Uue manuse loomisel lingitakse see põhidokumendiga;
- lahenduse kasutajaid teavitatakse dokumentide pikendamisest, lõpetamisest ja muudest vajalikest tähtaegadest meeldetuletustega;
- piiratakse üleliigset teavet (teave on kättesaadav hierarhia ja rollide kaupa);
- töötajatele on antud „online" tööpõhimõte. Lepingute kinnitamiseks ja ülevaatamiseks saab kasutada ka mobiilirakendust.
