Viimasel ajal muutub maailm aina kiiremaks ja kiiremaks ning kliendid loodavad teenuseid saada viivitamatult.
Üks võimalus organisatsioonidele ja ettevõtetele konkurentsis püsimiseks ning oma klientide ja töötajate kiiresti muutuvate vajaduste rahuldamiseks on protsesside robotiseerimine ja automatiseerimine.
Protsesside robotlik automatiseerimine
Protsesside robotlik automatiseerimine (ingl robotic process automation, RPA) on äritegevuse automatiseerimine ja kiirendamine robotite abil, mis jäljendavad teatud reeglipõhist ja tulemusele orienteeritud inimtööd.
Võttes inimestelt üle monotoonsed protsessid, aitavad robotid säästa töötajate aega ja vähendada ettevõtte kulusid. Sageli on RPA-protsessi tootmine ja hooldus odavam kui aeg, mis inimesel või meeskonnal kulub sama automatiseeritud protsessi läbiviimiseks.
Lisaks vähendab RPA vigade arvu ja operatsiooniriske, kuna sagedased inimlikud vead on protsessist eemaldatud. RPA kasutamine võib parandada päringutele vastamise aega ja täpsust, selle tulemus on vähem kaebusi ja positiivsem kliendikogemus.
Samuti on oluline, et RPA oleks paindlik – oskab sarnaselt inimesega kasutada olemasolevaid süsteeme, on kergesti muudetav ja kohandatav töötama organisatsioonisisese dokumendisüsteemiga, oskab otsida dokumente ja neid internetist alla laadida ning teha muid töötajate igapäevaseid tegevusi.
RPA kohandamine
Robotprotsesside automatiseerimist kasutatakse laialdaselt panganduses, kindlustuses, jaemüügis, tootmises, tervishoius ja telekommunikatsioonis, kuid seda saab hõlpsasti rakendada ka mujal.
Näiteks panganduses aitab RPA kinnitada kohtumisi klientidega, edastada kriteeriumide alusel nende kohta CRM-süsteemist valitud teavet ja koostada individuaalseid pakkumisi (kasutades masinõppe algoritme).
Kindlustuses kasutatakse RPA-d kindlustusjuhtumite analüüsimiseks, kliendiandmete sisestamiseks ja igakuiste aruannete koostamiseks. Tervishoiuasutustes saab seda kasutada patsiendiandmete sisestamiseks või uuringuandmete salvestamiseks konkreetsetel juhtudel.
Protsesside robotiseerimine
Protsesside robotiseerimise lahendused võimaldavad automatiseerida protsesse ja aeganõudvaid ülesandeid, optimeerides sel moel operatsioone ja tagades uue efektiivsusetaseme. Protsesside automatiseerimine võimaldab töötajatel kasutada aega ja oskusi ärikriitilisemate tööde tegemisele ning vältida mehaanilisi vähem väärtust loovaid ülesandeid.
Protsesside automatiseerimise lahenduste abil on võimalik vähendada nii ajakulu ja tööde dubleerimist kui ka parandada osakondade koostööd ja jälgida paremini äriprotsesse.
Protsesside automatiseerimist saab kasutada erinevate protsesside lihtsustamiseks, digitaliseerimiseks ja automatiseerimiseks organisatsioonis, sealhulgas:
- dokumentide haldamiseks;
- töövoo automatiseerimiseks;
- ülesannete haldamiseks ja teavituste edastamiseks e-posti teel;
- turunduskampaaniateks e-posti teel;
- ettevõtte dokumentidega tutvumiseks;
- maksete meeldetuletuseks;
- dokumentide koostamiseks, läbivaatamiseks ja kinnitamiseks;
- töötajate päringute haldamiseks.
Kui on otsustatud, milliseid protsesse soovitakse automatiseerida, saab protsessi käigus kasutatavad dokumendid ja andmed digitaliseerida, toiminguid tõhustada ning saata automaatseid hoiatusi ja kinnitusi jälgimise käigus.
Äriprotsesside automatiseerimisel on ka muid eeliseid
- Väiksemad kulud: säästetakse aega, vähenevad ka kulud.
- Efektiivsem ajakasutus: selle asemel, et kulutada aega ülevaatusteks, kinnitamisteks ja päringuteks, saavad juhid pühendada rohkem aega töötajatele ja jälgida olulisi ülesandeid.
- Parem koostöö: protsesside automatiseerimise lahendused loovad ruumi, kus meeskonnaliikmed saavad faile jagada ja saada hoiatusi, kui dokumente uuendatakse või muudetakse, ning määrata ülesande teisele meeskonnaliikmele.
- Paranenud klienditeenindus: ettevõtte klienditeeninduse meeskonnal või kasutajatoel võib olla raske jälgida kõiki päringuid või küsimusi. Automatiseeritud klienditeeninduse protsessid aitavad neil kiiremini ja tõhusamalt reageerida, see suurendab ka kliendi rahulolu teenusega.
- Parem üldine tootlikkus: protsesside automatiseerimine vähendab vigu ja säästab töötajate aega.
- Rohkem rahulolevaid töötajaid: kui korduvaid ja vähem väärtust loovaid töid tehakse automatiseeritud lahenduste abil, jääb töötajatel aega nende tööde jaoks, milleks nende kvalifikatsioon kõige paremini sobib.
Parima protsessiautomaatika lahenduse valikul on oluline, et see ühilduks seni kasutusel olnud lahendustega ning arvestaks hinda ja pakkuja kogemust ja kompetentsi.
