Protsesside automatiseerimine aitab vältida ebaefektiivset rutiinset tööd, kehtestada rohkem korda ja keskenduda põhitegevustele. Seda kinnitavad Novian Systemsi poolt enam kui 125 teenindusjaamast koosnevasse Viada LT võrku paigaldatud intsidentide ja lepingute registrid ja sisedokumentide allkirjastamise süsteem.
Olukord
Keerulise, geograafiliselt laia äritegevuse arendamine tõstatab paratamatult vajaduse protsesside ja tegevuste automatiseerimiseks, et säästa seeläbi aega, inim- ja rahalisi ressursse. Sellise olukorraga on silmitsi seisnud ka Leedus enam kui 125 tanklat haldav võrk Viada LT, kes otsustas mitmete erinevate protsesside automatiseerimise usaldada Novian Systemsile.
Probleem
Enne Novian Systemsiga koostöö alustamist kasutas Viada LT partnerite registrit, mis teenindavad tanklate põhitegevust – kütusevarustust.Tanklate toimimine on lahutamatu ka muudest regulaarselt esile kerkivatest „majandamise“ küsimustest, nagu kassaaparaatide või kohvimasinate tõrgeteta töö, suupistetega varustamine ja muu. Pikemas perspektiivis tekkis vajadus süstematiseerida, analüüsida ka selle tegevusega seotud intsidente, et tagada tõhus nende ära hoidmine tulevikus.
Kütusekaubandust mitte sisaldavate, kuid tegevuseks vajalike lepingute suurte voogude käsitlemisel oli puudulik efektiivsus – puudus register, mistõttu need lepingud kogunesid erinevatesse kohtadesse ja erineval kujul ning nende haldamine ja ülalpidamine nõudis palju inimressursse. .Samuti oli vaja tõhustada sisedokumentide kinnitamise protsesse, mis viidi läbi „käsitsi“, mille tulemusena pühendasid töötajad osa oma ajast lisandväärtust mitteloovatele rutiinidele.
Lahendus
Pärast Viada LT vajaduste ja ootuste analüüsimist on Novian Systems kohandanud Microsoft Power Platformi täiustatud tehnoloogiaid ja juurutanud vajalikud lahendused.
Viadai LT jaoks vajalike süsteemide väljatöötamiseks kasutati Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate, Microsoft SharePoint Online ja Microsoft Onedrive tehnoloogiaid. Nende tehnoloogiatega loodud lahendused võimaldasid optimeerida andmete kogumise, salvestamise, registreerimise, sisemise kooskõlastamise ja kinnitamise protsesse, mis on oluliselt kiirendanud sisemisi äriprotsesse ja tõstnud nende efektiivsust.
Tulemus
Viada Lt tanklavõrgu äriprotsesside automatiseerimisega muutus nende haldamine palju lihtsamaks. Kasutusele võetud uuendused hoiavad igapäevaselt kokku palju inim-, raha- ja ajaressurssi ning mis peamine – teave on kuvatav ühes kohas.
Sisedokumentide kooskõlastussüsteemi olulisemate eeliste hulka kuulub lisaks võimalusele säästa palju paberit ja aega, ka mugav elektrooniline dokumendiarhiiv. Lisaks on see süsteem oluliselt lihtsustanud ettevõttesisest aktide kinnitamise protsessi.
Novian Systemsi poolt juurutatud intsidentide registreerimise lahendus võimaldab vastutavatel töötajatel juhtunust õigeaegselt teavitada ning süstematiseeritud info abil juhtumeid analüüsida ja ennetusmeetmeid rakendada.
Kasutusele võetud lepingute register hõlbustab vastutustundlikel töötajatel nende leidmist, lepingutes sisalduva teabe haldamist, makse- või muude tingimuste kontrollimist ning muude süsteemi pakutavate eeliste kasutamist, näiteks lepingu lõppemise kohta meeldetuletuste saamist. Kõigi lepingute üleslaadimine digiregistrisse on muutnud nende haldamise oluliselt lihtsamaks.
