Järelevalveasutuste – inspektsioonide ja teiste riigiorganisatsioonide – töö tõhustamise eesmärgil on Novian Systems loonud haldussüsteemi, mis võimaldab vähendada ka järelevalvesubjektide halduskoormust.
Süsteem säilitab ühtsed andmed majandusüksuste tegevuste, külastuste ja kontrollide ajaloo, fikseeritud rikkumiste ja rakendatud sanktsioonide kohta.
Samuti võimaldab see järelevalveasutustel, tuginedes ühtsele riskihindamisele, koostada läbipaistvaid majandussubjektide kontrollimise nimekirju, koostada tõhusaid kontrollimiskavasid, jagada ülesandeid spetsialistidele ja kontrollida nende teostamist.
Majandusüksused võivad e-teenuste portaalis täita ja esitada järelevalveasutustele kontrollküsimustikke, mis võimaldavad lihtsustada ja kiirendada kontrollimist või loobuda sellest.
Kokkuvõttes võimaldab süsteem suurendada:
- järelevalve tõhusust: säästab asutuste aega;
- spetsialistide töö kvaliteeti: tõhus ressursside kasutamine, ühtne infohaldus ja tõhus suhtlus;
- järelevalvesubjektide töö tõhusust: järelevalve minimaalse ja proportsionaalse vähenemise tõttu, teabe kiire ja mugav hankimine;
- äritegevuse läbipaistvust: äritegevuse vastavus seadusest tulenevate nõuetega ja ausa konkurentsi tingimuste loomine.
Küsimustike ja kontrollide rakendus
Vormide ja ankeetide täitmiseks on töötatud välja mobiilirakendus. See võimaldab mitte ainult sisestada nõutavat teavet, vaid ka edastada sisestatud andmed soovitud infosüsteemi.
Mobiilirakendust kasutatakse ka spetsialistide ülesannete planeerimiseks, jaotamiseks ja kontrolliküsimustike täitmiseks kontrollide käigus.
Rakenduse protsess koosneb kahest osast
- Ülesannete moodustamine: võimaldab tõhusat ja kiiret tööjaotust ja juhtimist, siin saab jälgida ka ülesannete täitmist. Ülesannete määramisel määratakse automaatselt ka täitmist vajavad vormid.
- Vormide täitmine: see on lihtne ja intuitiivne protsess, kus vormi saab jagada kategooriateks ja kus saab jälgida iga kategooria lõpetatust. Lihtne on märkida ka vastuseid küsimustele – kui see on tehtud, on selgelt näha valik, lihtne on lisada fotosid ja kommentaare küsimustele ning saata küsimused põhisüsteemi.
Rakenduse lisaväärtus
- Säästab töötajate aega ja organisatsiooni ressursse. Seda aega saab kulutada paberil olevate vormide digiteerimiseks, tööde jaotamiseks ja jälgimiseks.
- Suurendab tootlikkust. Enam ei pea otsima vorme, mida täita, see täiendus ei nõua lisapingutusi, on kiire ja intuitiivne.
- Suurendab juurdepääsu andmetele. Rakendus võimaldab lihtsalt lisada fotosid, kommentaare ja muud materjali.
- Tagab andmete usaldusväärsuse. Vormid täidetakse digitaalselt, see vähendab andmesisestuse vigade võimalust, kuna kuvatakse võimalikud valikud.
- Kiirendab andmeedastust. Pole vaja oodata, kuni andmed on sisestatud süsteemi – need kantakse üle kohe pärast vormi täitmist.
Kvaliteedijuhtimissüsteem
Kiired tehnoloogilised muutused tähendavad ka seda, et organisatsioonid peavad olema valmis muutusteks. See on oluline ka võimalike riskide maandamiseks ning on vajalik ka infosüsteemide kaasajastamiseks.
Peamised kvaliteedijuhtimissüsteemi eesmärgid:
- koostada organisatsiooni äriplaanid;
- hinnata majandusüksuste riski taset;
- koostada kontrollitavate üksuste nimekirju organisatsiooni kontrollide läbiviimiseks;
- sisestada tegevuse hindamise andmed süsteemi;
- jälgida organisatsiooni äriplaanide täitmist;
- kiirendada planeerimist.
Peamised kvaliteedijuhtimissüsteemi funktsioonid:
- koguda, säilitada, süstematiseerida, analüüsida ja esitada andmeid organisatsiooni pikaajaliste suunaplaanide, aasta tegevuskavade, hindamiskriteeriumide kohta;
- hinnata majandussubjektide riski taset õnnetusjuhtumite ja kutsetasemete osas;
- esitada selle süsteemi andmeid füüsilistele ja juriidilistele isikutele;
- edastada teavet tööandjatele;
- koostada tõendeid, akte, aruandeid jms;
- hallata andmete integreerimist välis- ja sisesüsteemidesse.
Kvaliteedijuhtimissüsteemi kaasajastamine parandab osutatavate teenuste kvaliteeti ja vähendab kontrollide kestust.
