Organisatsiooni igapäevane toimimine on ilma lepinguteta mõeldamatu. Tegevuste laienedes laienevad ka nende juhtimisega seotud protsessid.
Neid protsesse aitab tõhusalt hallata lepinguregistri lahendus, mis vähendab paberikulusid ja infohalduskulusid vastavalt 65% ja 30%. Hinnanguliselt muutub ka töö efektiivsemaks – kiiremaks muutuvad ka lepingutega seotud teabe otsimine ja äriprotsessid.
Lepinguregistri lahendus põhineb Microsofti Sharepointi, PowerAppsi ja Power Automate’i tehnoloogiatel, lahendust ennast saab aga kohandada vastavalt organisatsiooni spetsiifilistele vajadustele.
Kasutades lepinguregistri lahendust, salvestatakse kõik lepingud ühte tsentraliseeritud süsteemi, mis tagab selles oleva teabe kogumise, hoidmise, töötlemise, süstematiseerimise, säilitamise ja edastamise programmi kasutajatele.
Süsteemis olevaid lepinguid saab täiendada näiteks lisade või teenuste ja kaupade vastuvõtmise-üleandmise aktide lisamisega. Lepingu lõpetamisel satub see automaatselt mittekehtivate lepingute kausta.
Samuti algatab süsteem õigeaegselt lepingute uuendamise või automaatse uuendamise ning määrab vastavad ülesanded töötajatele, kes vastutavad lepingute sõlmimise eest klientide ja tarnijatega.
Lahenduse eelised:
- lepinguid kooskõlastatakse kiiremini, sest seda võimaldavad teha elektroonilised ülesanded;
- alati on teada lepingu staatus (koostamisel, kooskõlastamisel, allkirjastatud ja saadetud, kõigi poolte poolt allkirjastatud, kehtetu jne) ja vastutav isik;
- saadakse meeldetuletusi vajalike toimingute kohta (lepingu pikendamine, uuendamine jne);
- leping ja sellega seotud teave leitakse üles väga kiiresti;
- kaitse lepingute kustutamise või kaotamise eest;
- lepingut saab kinnitada ja üle vaadata mobiilirakenduse abil;
- uue lepingu sõlmimisel registreeritakse see põhilepingu juurde ja imporditakse lepingute failid.
