Organisatsioonides aastate jooksul kogunenud arhiveeritud dokumendid on kui keldrisse kuhjatud tolmu koguvad kastid, millest iseenesest kasu ei ole. Selleks, et sellised dokumendid aitaksid saavutada organisatsiooni eesmärke ja oleksid digireaalsuses kasulikud, ei piisa vaid nende skaneerimisest – tuleb mõelda neis sisalduva info uuele kasutusviisile.
Novian Technologiesi innovatsioonijuhi Artūras Milašauskase sõnul peaksid ettevõtted ja organisatsioonid mõtlema sellele, kuidas panna arhiividesse kogunenud paberdokumendid – arved, lepingud, joonised, illustratsioonid, isegi kunstiteosed või fotod, raamatud ja muud trükised – praeguste vajaduste ja tegevuseesmärkide teenistusse.
„Paber või digi on vaid vorm, kõige olulisem on ikkagi dokumendi sisu kättesaadavus. Kõik, mis on trükitud, kirjutatud või muul viisil paberile pandud, on digiteeritav. Seetõttu tahame julgustada organisatsioone paberarhiive välja otsima ja neid korrastama: mitte ainult skaneerima, vaid ka mõtlema, milleks ja kuidas neis sisalduvat teavet praegu ja edaspidi kasutada,“ rõhutas Artūras Milašauskas.
Oluline on kohe õigesti digiteerida
Milašauskase sõnul tuleks paberdokumentide digivormingusse konverteerimisel reaalse kasu saavutamiseks enne mõelda, kuidas dokumentides sisalduvat infot edasiseks kasutamiseks ehk muudeks formaatideks maksimaalselt ette valmistada.
Nende eesmärkide saavutamiseks ei tasu piirduda info üleslaadimisega digitaalsetesse PDF-hoidlatesse. Digitaliseerimise eesmärk peaks olema võimalus ära kasutada arhiivide pakutavaid eeliseid: infootsingut ning digiteeritud info teistesse protsessidesse ja süsteemidesse integreerimist.
„Selleks on äärmiselt tähtis info kategoriseerimine või kataloogimine juba algsel, digiteerimise etapil, et olla valmis selle edasiseks struktureerimiseks,“ rõhutas Noviani esindaja. Tema sõnul tähendab see, et dokumentide skaneerimise protsessis peaks info vastavalt funktsioonidele olema eri kategooriatesse liigitatud. „Tulevikus võimaldab see dokumenti taaskasutada, töötades selle sisuga või konverteerides seda muudesse digitaalvormingutesse,“ ütles Milašauskas.
Sama oluline on ka see, et nõuetekohaseks digikasutuseks ettevalmistatud infot saab kataloogiseerida ning olemasolevaid arhiive ja katalooge kvaliteetselt kasutada märksõnade, teemade või kuupäevade järgi. Selliseid kategoriseerimis- ja kataloogimisvõimalusi pakub Noviani tarkvara, mis võimaldab edukalt töötada digitaalse sisuga ja seda edasiseks kasutamiseks ette valmistada.
Ressursid säästetakse, kliendid võidavad
Noviani esindaja Artūras Milašauskase sõnul tunnevad täielikust digiteerimisest saadavat kasu kõige tõenäolisemalt teenusete osutajad ja kirjastused ning kõik teised organisatsioonid, mis tegutsesid juba enne digiajastut. Ühendades kõik arhiivid ühtseks nüüdisaegseks infobaasiks, suudetakse paremini vastata klientide vajadustele, säästa kulusid ja muid ressursse.
Heade näidete seas on kliendi ajaloo jäädvustamine ühes vormingus. Kui klient on teenuseid kasutanud juba aastaid, on osa tema lepingutest veel paberkandjal ning nende digivormingusse viimine võimaldab näha varasemaid kohustusi, tingimusi ja kasutuslugu mugavalt ühes elektroonilises vormingus.
Teise näitena võib tuua, et mõnel ettevõttel on kogunenud ellu viidud projektidest paberarhiivid, mille digiteerimise järel on info kaitstud keskkonnamõjude eest. Lisaks pääseb sellele palju kiiremini ligi – pole vaja otsida paberdokumente, mis kuskil tolmu koguvad. Pärast vanade failide digiteerimist ja andmete kategoriseerimist saab sellistest arhiividest kiiresti leida aadressi või mõne muu parameetri (nt numbri) järgi uute projektide jaoks vajalikku infot ja kohe seda analüüsida.
Digiteerimine teabe täieliku kategoriseerimise teel on kasulik ka raamatukogudele, luues paindlikult kasutatava arhiivi ja võimaldades selles otsida. „Kui tahame arhiivi kasutada moodsa otsingusüsteemina, ei piisa enam ainult staatiliste PDF-dokumentide andmebaasist. Lisaks näitab kogemus, et PDF-vormingut pole mugav lugeda, mistõttu seda kasutatakse vähe,“ ütleb Milašauskas.
Tema sõnul muudab kvaliteetne digiteerimine arhiivid nüüdisaegseteks elektroonilisteks tekstideks ja piltideks, nii et sellist sisu saab kasutada õppetööks, automatiseeritud lugemiseks ja portaalides avaldamiseks.
„Samuti on oluline rõhutada, et täielik digitaliseerimine kategoriseerides ja andmeid rakendades võimaldab meil vaadata teavet loovalt, kõrvutada seda eri parameetritega ning kasutada prognooside ja tulevaste tegevuste jaoks,“ rõhutas Milašauskas.
Noviani grupi suur kogemus
Noviani grupi ettevõtetel on regioonis erakordne tehnoloogiline võimekus pakkuda laiemaid andmetöötluslahendusi ning viia ellu keerukaid suuremahulisi digiteerimisprojekte, mis hõlmavad nii võimalusi digiteerida eri formaadis dokumente kui ka edastada teksti ja pilte või digitaalseks kasutamiseks vajalikke metaandmeid.
Leedus, Eestis, Norras ja Moldovas tegutsevad Noviani ettevõtted pakuvad arhiivide, raamatute, ajalehtede ja ajakirjade või muude väljaannete või kogude digiteerimise võimalusi Balti- ja Skandinaaviamaades ning ka mujal Euroopas ja teistes piirkondades. Praegu on elluviimisel Luksemburgi Rahvusraamatukogu arhiivi digiteerimisprojekt, mille käigus skannitakse raamatukogu monograafiaid (üle kahe miljoni lehekülje).
Tallinnas asuv Noviani digiteerimiskeskus pakub kontsernile ulatuslikke tehnilisi võimalusi digiteerimisteenuste osutamiseks. Viit tüüpi skanneritega suudab keskus skannida kõike alates A4-formaadis dokumentidest kuni vanade ajalehtede ja suurte keerukate kaartideni. Automatiseeritud lahendused võimaldavad töödelda nii mõne leheküljelisi kui ka mahukaid väljaandeid.
Digitaliseerimislahenduse tarkvara on välja töötanud Norras tegutsev Noviani grupi ettevõte Zissor. Nende arhiivi digitaliseerimise tarkvara võimaldab digiteerida väljaandeid, segmenteerides neid ja rakendades optilist märgituvastust (OCR), kvaliteedikontrolli ja redigeerimisvahendeid. Ettevõte pakub ka PDF-vormingus teisendamist ja segmenteerimist, mis võimaldab segmentida ja “välja võtta” artikleid, sealhulgas teksti, illustratsioone ja meta-andmeid.
Novian pakub klientide vajadustest lähtuvaid digiteerimislahendusi. „Segmenteerimise abil valmistame ette korduvkasutatava digisisu igaks võimalikuks otstarbeks, eraldades teksti ja pildi funktsionaalsed osad: pealkiri, tekst, illustratsioonid, illustratsioonide allkirjad ja muu. Nii saab edaspidi infot soovitud otstarbel taaskasutada. Selline täielik kategoriseerimine võimaldab esitada loogiliselt organiseeritud digitaalset infot,“ ütles Milašauskas.
Noviani digitaliseerimisteenused
- Paberdokumentide skaneerimine, digitaalse materjali süstematiseerimine ja säilitamine dokumendisüsteemides
- Dokumentide töötlemine (tekstituvastus, meta-andmed, segmenteerimine, eri vormingud)
- Arhiveerimislahendused, spetsiaalne tarkvara materjalide töötlemiseks ja hoiustamiseks
- Prinditud ja/või skaneeritud dokumentide ning trükiste sisu digitaliseerimise ja segmenteerimise tarkvara
- PDF-failide konverteerimine XML-formaati muude kommunikatsioonikanalite tarvis
- Skaneeritud dokumentide indekseerimine (paberilt, mikrofilmilt või PDF-i eri tüüpidest)
- Tekstituvastus (OCR), sh gooti või fraktuurkiri
- Automaatne artiklite segmenteerimine ja meta-andmete loomine
- Eksportimine mitmesse vormingusse, näiteks JPG või PDF koos teksti otsimise võimalusega, eri XML-standardid
- Meedia jälgimise tarkvara
Digitaalseks kasutamiseks nõuetekohaselt ettevalmistatud andmed võimaldavad Milašauskase sõnul arendada analüüsi- ja optimeerimisprotsesse, muutes seeläbi organisatsiooni tegevuse tõhusamaks. Lisaks saab sellistele andmetele juurde pääseda, neid kasutada, analüüsida ja teistesse süsteemidesse integreerida oluliselt hõlpsamalt, kiirendades seeläbi protsesse ja vähendades paberarhiivide kasutamise kulusid.
Noviani grupist
Novian Technologies kuulub Noviani gruppi, mille ettevõtted pakuvad tehnoloogia-, arendus- ja digiteerimislahendusi ning ka nende valdkondade kompleksseid IT-lahendusi ja -teenuseid.
Novian Technologiesi pädevus hõlmab IT-taristu loomist, hooldamist ja kohandamist uutele vajadustele ning kriitilise tähtsusega IT-taristu hooldusteenuseid. Ettevõtte teenusportfelli kuuluvad nii suure jõudlusega arvutusseadmete ja nende klastritega seotud lahendused kui ka avatud lähtekoodiga pilvetehnoloogiad, andmete töökindluse ja turvalisuse tagamine, arhiveerimine ja muud lahendused.
Noviani ettevõtete tegevus hõlmab projekte alates IT-majanduse igapäevase toimimise tõrgeteta tagamisest kuni arendamiseni nii munitsipaal- kui ka riigitasandil, samuti kindlate sektorite infosüsteemide arendamist ja tehisintellekti lahendusi. Grupi ettevõtted tegutsevad Balti riikides, Norras ja Moldovas ning osutavad teenuseid ja viivad ellu projekte üle kogu maailma. Noviani ettevõtete projektid hõlmasid aastal 2016–2022 enam kui 50 riiki Euroopast Aafrikani ja Aasiast Ameerikani.
